Heading 1
Brugerbetingelser for medlemskab og tilmeldinger
Disse brugerbetingelser gælder for oprettelse og administration af dit medlemskab hos Studentersamfundet samt for dine tilmeldinger til aktiviteter og arrangementer, der udbydes eller administreres af Studentersamfundet. Du skal acceptere betingelserne forud for indmeldelse, og du accepterer dem på ny, hver gang du tilmelder dig en aktivitet via Studentersamfundet. Hvis du ikke ønsker at acceptere betingelserne, kan du ikke oprette medlemskab eller gennemføre tilmeldinger.
Hvem vi er (dataansvarlig)
Studentersamfundet ved Aalborg Universitet er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der finder sted i forbindelse med medlemskab og aktivitetstilmeldinger.
Studentersamfundet ved Aalborg Universitet
CVR: 15017201
Fibigerstræde 15, 1. sal, lokale 2.240
9220 Aalborg Øst
info@studentersamfundet.aau.dk
Accept og anvendelsesområde
Ved indmeldelse indgår du en medlemsaftale med Studentersamfundet og accepterer disse betingelser. Ved hver aktivitetstilmelding accepterer du samtidig de vilkår, der gælder for den konkrete aktivitet, herunder eventuelle særlige retningslinjer for adgang, sikkerhed og adfærd.
Formål og retsgrundlag
Vi behandler dine oplysninger for at kunne oprette og administrere dit medlemskab, verificere medlemskab og give adgang til medlemsfordele (art. 6(1)(b)). Vi behandler også oplysninger for at kommunikere med dig om medlemskab, drift og relevante aktiviteter samt for at forebygge misbrug og sikre en velfungerende foreningsdrift (art. 6(1)(f)). Hvor det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, eksempelvis bogføringskrav, behandler vi oplysninger på grundlag af lovkrav (art. 6(1)(c)). Markedsføring og eventuel personalisering ud over det, der er nødvendigt for medlemskabet, sker alene på baggrund af dit frivillige samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage (art. 6(1)(a) og art. 7(3)).
Tilmeldinger til aktiviteter
Når du tilmelder dig en aktivitet, behandler vi de oplysninger, der er nødvendige for at administrere din deltagelse, herunder kontaktoplysninger, hvilken aktivitet du deltager i, praktiske præferencer og status for eventuel billet eller betaling. Behandlingen sker for at planlægge og afvikle aktiviteten, kommunikere før/under/efter aktivitet, gennemføre adgangskontrol og evaluere afviklingen (art. 6(1)(b) og, for drifts- og sikkerhedsmæssige hensyn, art. 6(1)(f)). Hvis en aktivitet kræver særlige oplysninger, for eksempel kosthensyn eller tilgængelighedsbehov, indsamler vi kun sådanne oplysninger, når det er nødvendigt. I det omfang oplysningerne er følsomme, behandler vi dem kun med dit udtrykkelige samtykke (art. 9(2)(a)) og under passende beskyttelse.
Medlemsfordele og samarbejdspartnere
For at levere medlemsfordele kan vi validere dit medlemskab over for relevante samarbejdspartnere. Hvor valideringen er nødvendig for at levere fordelen, sker behandlingen som led i opfyldelse af medlemsaftalen (art. 6(1)(b)). I andre tilfælde kan deling ske på baggrund af vores berettigede interesse i at levere og administrere fordele på en sikker og effektiv måde, mod at vi kun deler det nødvendige (art. 6(1)(f)). Vi indgår passende aftaler, der beskytter dine oplysninger.
Markedsføring og personalisering
Som led i dit medlemskab sender vi drifts- og medlemskommunikation, der er nødvendig for medlemskabet (art. 6(1)(b) og/eller art. 6(1)(f)). Målrettet markedsføring og eventuel personalisering, for eksempel anbefalinger af relevante aktiviteter, sker kun på baggrund af dit samtykke, som du til enhver tid kan trække tilbage uden konsekvenser for dit medlemskab (art. 6(1)(a) og art. 7(3)). Du kan altid gøre indsigelse mod direkte markedsføring (art. 21(2)).
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer dine medlemsoplysninger, så længe du er medlem, og derefter kun i det omfang og i den periode, det er nødvendigt af saglige og dokumenterede grunde, for eksempel håndtering af henvendelser eller opfyldelse af retlige forpligtelser som bogføring (art. 6(1)(c)), hvorefter oplysningerne slettes eller anonymiseres i overensstemmelse med princippet om opbevaringsbegrænsning (art. 5(1)(e)). Du er kun medlem af Studentersamfundet under din studietid på Aalborg Universitet, hvorefter du udmeldes umiddelbart efter ophørt studietid (vedtægter §4).
Oplysninger knyttet til konkrete aktiviteter opbevares, indtil formålene med afvikling, opfølgning og dokumentation er opfyldt, hvorefter de slettes eller anonymiseres.
Deling, databehandlere og overførsler
Vi anvender betroede leverandører til drift af systemer, medlemsadministration, kommunikation og eventhåndtering. Disse handler som databehandlere efter vores instruks og under passende sikkerhedsforanstaltninger (art. 28). Hvis oplysninger i særlige tilfælde overføres til lande uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, samt passende supplerende foranstaltninger efter behov (art. 46(2)(c)-(d)).
Sikkerhed
Vi implementerer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, tab eller offentliggørelse (art. 32).
Dine rettigheder
Du har ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og kan modtage en kopi samt information om formål, kategorier, modtagere og opbevaringsperioder (art. 15).
Du har ret til berigtigelse og kan få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret (art. 16).
Du har ret til sletning i en række situationer, for eksempel når oplysningerne ikke længere er nødvendige, når du trækker et samtykke tilbage, når du gør berettiget indsigelse, eller hvis behandlingen er ulovlig; vi kan dog afslå sletning, hvor behandlingen er nødvendig for at overholde retlige forpligtelser eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav (art. 17).
Du har ret til begrænsning af behandling, for eksempel mens vi kontrollerer rigtigheden af oplysninger, hvis behandlingen er ulovlig og du foretrækker begrænsning frem for sletning, hvis vi ikke længere behøver oplysningerne, men du har brug for dem til retskrav, eller mens vi vurderer en indsigelse (art. 18).
Du har ret til dataportabilitet for de oplysninger, du har givet os, når behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt, samt ret til at få dem overført til en anden dataansvarlig, hvor det er teknisk muligt (art. 20).
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af vores legitime interesser; ved indsigelse mod direkte markedsføring stopper vi straks denne behandling (art. 21). Hvis behandlingen sker på baggrund af samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage, uden at det påvirker lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen (art. 7(3)). Vi besvarer anmodninger uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt inden for 1 måned; fristen kan forlænges ved komplekse eller talrige anmodninger, og du informeres i så fald (art. 12(3)). Anmodninger håndteres vederlagsfrit, medmindre de er åbenbart grundløse eller overdrevne, i hvilket tilfælde vi kan opkræve et rimeligt gebyr eller afslå anmodningen (art. 12(5)).
Ændringer af brugerbetingelser
Vi kan opdatere disse brugerbetingelser. Ved væsentlige ændringer informerer vi dig mindst 30 dage før ændringerne træder i kraft via email eller på vores hjemmeside. Du vil blive bedt om at acceptere de nye betingelser. Hvis du ikke accepterer ændringerne, kan du opsige dit medlemskab uden konsekvenser inden ikrafttrædelsesdatoen. Mindre, ikke-væsentlige ændringer kan træde i kraft med kortere varsel (minimum 14 dage), og du informeres herom.
Kontakt
Har du spørgsmål om medlemskab, tilmeldinger eller databeskyttelse, kan du kontakte os enten på Fibigerstræde 15, 1 sal, lokale 2.240, 9220 Aalborg Øst, eller gennem info@studentersamfundet.aau.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke overholder databeskyttelsesreglerne.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk